NEWSFEED.ID, Tangerang — Dalam rangka mengimplementasikan ilmu perkuliahan dan meningkatkan efisiensi tata kelola administrasi serta pelayanan di lingkungan kampus, kelompok mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) melaksanakan program Kerja Praktek (KP) di Lembaga Pengelolaan Aset dan Urusan Dalam (LPAUD) Universitas Pamulang.
Pada kegiatan Kerja Praktik ini, kelompok mahasiswa yang terdiri dari Bagas Irawan, Putra Mahesa, dan Rafli Ilham mengangkat judul “ANALISIS DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGADUAN SARANA DAN PRASARANA (SAPA) UNTUK LEMBAGA PENGELOLAAN ASET DAN URUSAN DALAM (LPAUD) UNIVERSITAS PAMULANG” . Proyek tersebut bertujuan untuk membantu LPAUD Universitas Pamulang dalam mengelola pengaduan terkait sarana dan prasarana kampus secara lebih efektif, efisien, dan terstruktur.
Latar Belakang dan Permasalahan
Proses pengaduan sarana dan prasarana di lingkungan kampus Universitas Pamulang sebelumnya masih dilakukan secara manual melalui pelaporan langsung kepada pihak terkait. Cara manual ini dinilai kurang efisien dan menimbulkan beberapa permasalahan, seperti tidak adanya media terintegrasi, kurangnya transparansi status laporan, serta pengelolaan data pengaduan yang belum terstruktur sehingga menyulitkan proses monitoring dan evaluasi.
Sarana dan prasarana merupakan modal utama dalam mendukung kelancaran proses belajar mengajar serta meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pengguna layanan di universitas. Fasilitas kampus digunakan secara intensif oleh mahasiswa dan staf, sehingga performa fasilitas dapat menurun atau mengalami kerusakan. Ketika fasilitas pendukung terganggu, aktivitas akademik civitas akademika akan ikut terhambat dan dapat memicu ketidakpuasan .
Solusi dan Pengembangan Sistem
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, tim mahasiswa mengembangkan sistem informasi pengaduan berbasis website bernama SAPA (Sistem Informasi Pengaduan Sarana dan Prasarana) . Sistem ini dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL dengan menerapkan metode pengembangan SDLC (Software Development Life Cycle) model Waterfall .
Metode Waterfall dipilih karena bersifat sistematis dan berurutan, dengan tahapan yang meliputi analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Pendekatan ini memastikan sistem tertata dengan baik dan cocok untuk proyek dengan kebutuhan sistem yang sudah jelas .
Fitur Utama Sistem
Sistem SAPA dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan yang dirancang untuk memudahkan seluruh pemangku kepentingan, antara lain:
- Form Pengaduan Online – Civitas akademika dapat melaporkan kerusakan fasilitas kapan saja dan di mana saja tanpa harus datang langsung ke pihak terkait.
- Tracking Status Pengaduan – Pelapor dapat memantau perkembangan laporan secara real-time mulai dari status “Masuk”, “Diproses”, hingga “Selesai”.
- Notifikasi – Pengguna menerima pemberitahuan perkembangan pengaduan melalui sistem.
- Rating dan Feedback – Pengguna dapat memberikan penilaian terhadap penanganan pengaduan yang telah diselesaikan.
- Riwayat Laporan – Pelapor dapat melihat seluruh riwayat pengaduan yang pernah disampaikan.
- Dashboard Statistik – Menampilkan data statistik pengaduan, kategori, dan distribusi laporan per cabang kampus.
- Multi-User Role – Sistem membagi peran pengguna menjadi Super Admin, Admin Cabang, Petugas Teknis, dan User Umum.
- Manajemen User – Pengelolaan data pengguna dengan sistem autentikasi yang aman.
Manfaat dan Dampak
Dengan adanya sistem SAPA, proses pengaduan sarana dan prasarana di LPAUD Universitas Pamulang menjadi lebih efisien, terstruktur, dan transparan. Civitas akademika tidak perlu melaporkan kerusakan secara manual atau datang langsung ke pihak terkait, cukup melakukan pengaduan secara online melalui website SAPA, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
Sistem ini juga mempermudah pengelolaan data pengaduan secara sistematis dan terintegrasi, mendukung pihak lembaga dalam proses verifikasi, pemrosesan, penugasan, dan pelaporan hasil pengaduan. Pengelolaan data pengaduan yang terstruktur memudahkan proses monitoring dan evaluasi, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat.
Selain itu, dengan menggunakan sistem digital, proses pengaduan menjadi lebih terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga dapat mengurangi kemungkinan laporan terlewat atau tidak ditindaklanjuti. Hal ini sesuai dengan konsep penanganan pengaduan yang baik, di mana setiap laporan harus melalui tahapan pengelolaan yang jelas mulai dari penyelidikan, penelaahan, hingga kepastian penyelesaian .
Pelaksanaan dan Bimbingan
Kegiatan Kerja Praktik ini berlangsung dari bulan Maret hingga Juni 2026 di Lembaga Pengelolaan Aset dan Urusan Dalam (LPAUD) Universitas Pamulang yang berlokasi di Jl. Raya Puspiptek No. 46, Buaran, Kec. Pamulang, Kota Tangerang Selatan, Banten.
Pelaksanaan Kerja Praktik ini berada di bawah bimbingan Ibu Afiani Agus Abdillah, S.Kom., M.Kom. selaku dosen pembimbing, serta Bapak Desta Dwi Hartanto, S.Kom., M.Kom. selaku pembimbing lapangan dari LPAUD Universitas Pamulang. Bimbingan dan arahan yang diberikan sangat membantu dalam penyelesaian proyek, mulai dari konsultasi fitur, pembahasan alur kerja, hingga penandatanganan surat-surat administrasi.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan tahap perancangan yang telah dilaksanakan, penerapan sistem informasi pengaduan Sarana dan Prasarana (SAPA) di Lembaga Pengelolaan Aset dan Urusan Dalam (LPAUD) Universitas Pamulang terbukti dapat meningkatkan efektivitas dalam proses pengelolaan pengaduan sarana dan prasarana. Dengan adanya website pengelolaan pengaduan yang baru, manajemen internal organisasi kini menjadi jauh lebih modern, rapi, dan siap mendukung kelancaran seluruh program kerja lembaga ke depan, serta mendukung terciptanya lingkungan kampus yang aman, tertata, bersih, dan nyaman di Universitas Pamulang.
